Марія Ленюк, IKEA Манія, Івано-Франківськ
Моя справа — це закупівля товарів за кордоном і реалізація їх в роздріб в офлайн магазині.
Перші три роки працювали в зошиті — товарооборот, зарплата, всі продажі. Було два зошити — внутрішній і такий, щоб можна було показати клієнту. Коли збільшились обсяги продажів, клієнтів стало більше, магазин розростався і було важче все контролювати. Все поміщалось в голові, бо практично щодня була на роботі. Зошит перестав нам підходити через щоразу більшу кількість часу на пошуки. Для нарахування зарплати потрібні записи за цілий місяць, повернення, замовлення конкретних клієнтів — для цього назбиралось три великих коробки зошитів.
Потім ми поступово почали переходити в ексель, підібрали всі формули, враховували різні типи цін. Збільшувався склад, з'явилося більше працівників і пояснити цю систему записів було важче. Якщо була недостача, ми могли протягом дня згадувати, хто робив замовлення, переглядати камери. Хотілось більше чіткості і структурованості, товар-гроші-товар. На етапі більше двох працівників і тисячі товарів екселю стало також замало, та й не солідно :)
Коли запитала в друзів — відразу ж порадили OneBox. Попри це, я далі шукала щось відмінне від 1С і Екселю. Мені не дуже хотілося робиратися з усіма програмами, які мені підкинув Гугл. Тому я ще раз почала читати про OneBox.
На першу зустріч я їхала з не дуже чіткою картиною. Я хотіла навести порядок, але не мала розуміння, як буду це робити. Як приклад мені показали діючий бізнес. Мені сподобалися всі функції, особливо адмін-панель. Дашборд, графіки — це мені дуже зручно, бо я візуал.
Головним було внутрішнє відчуття легкого спілкування. Я зрозуміла, що тут мені дадуть повні відповіді. Маючи свою справу, але не розуміючи всіх процесів, я мала страх, бо вважала, що справу треба підлаштувати під якийсь шаблон. Легкість спілкування і порада “робити все, як в житті” дуже мені “лягла”.
Я готова була заплатити потрібну суму, бо розуміла, що це те, що я шукала. Тоді було відомо, скільки буде коштувати програма, плюс доробки, сервер, сайт — і не виникало думки, що це дорого чи непідйомно.
Ми почали з бази клієнтів, перенесли її з Екселю напряму в програму. Зробили склади, внесли існуючі товари. І цього стало, щоб робити перші продажі. Найважчим для мене було почати описувати товари. Я вважала, що всі описи і фото мають бути ідеальні. Але товарів було так багато, що я відклала впровадження OneBox на рік. Тепер я шкодую про втрачений час. Можна було почати тільки з базових даних, а в процесі доповнити інформацію. Зрештою, коли ми почали так робити — все почало працювати. З тою ж кількістю працівників, які поповнювали базу у звичайний робочий час. Потім захотілося пришвидшити процес, тому ми на кілька днів закрили магазин, всі разом стали і повністю внесли всі товари, з фото.
До клієнтів і товарів ми додали замовлення. Я ж хотіла, щоб все було ідеально, і замовлення дублювалися в зошиті. Але принцип “робити все, як у житті” дозволив програму підігнати ідеально під мій бізнес-проект.
Ще два місяці ми заносили дані паралельно в екселі. Але навіть у найскладніші дні працівники встигали вносити нові товари. Якщо раніше на формування замовлення і спілкування з клієнтом виходило 20 хвилин, то це скоротилося до 10-ти хвилин. Бо товар підтягує, клієнта підтягує, зображення — лишається більше часу на спілкування з клієнтом.
Я так тішилась, коли бачила графіки, як ростуть замовлення, скільки було продажів, звідки пішов товар, скільки у мене залишків. В екселі цього не було видно — там тільки склади.
А тепер клієнти дуже гарно відгукуються, коли бачать свій товар на екрані, де червоним підсвічено знижку. Ще є нюанс, що клієнти самі можуть зареєструватися і переглядати товари в кабінеті на сайті. Бо можливості такі є і я всім клієнтам це раджу.
У мене була потреба структурувати процес, і я не знала, як це зробити. В результаті я отримала реальну картину своїх активів: все видно в одному місці. Дуже цікавим стало ведення витрат, особливо дрібнички — господарські витрати, комісії банку. Їх я навіть в екселі не вела. Але програма показала мені реальну картину витрат — це теж важливо.
Середня сума замовлення, кількість клієнтів... тепер дашборд — це моя улюблена штука. Потрібно було доробити деякі моменти, але при правильній постановці завдання, вони вирішилися на 100%.
Страшно на початку. Я прекрасно розумію людей, які не хочуть переходити з екселю. Але зараз, маючи програму на телефоні, маючи можливість вирішити проблеми в телефонному режимі — це дуже спрощує життя. Це банально, але треба просто робити. Є страх, але якщо хочеться розвиватися, хочеться нових можливостей... Я в програмі бачила нові можливості: інтернет-магазин, доставка, купівля товару з дому через особистий кабінет, можливості оплати. Легко групувати товари для акції, бо видно, який товар довше затримується. Лояльність клієнту, збільшення знижки. Якщо хочеш розвиватися, то з екселем так не вийде.
Які мінуси? Мінуси пов'язані з особистим. Дещо не вдавалось через звичку. Люди бояться відмовлятися від старого. У мене був спротив, і в працівників теж. Працівники розділилися: одні бачили в цьому полегшення, а інша частина не була готова до оновлення. Але потім побачили відгуки клієнтів, що це солідно.
На початку витратилося багато моральних сил. Але потім я зрозуміла, що профукала рік, бо здавалося, що це складно. А насправді треба було лише кілька днів, щоб продовжити працювати. Не всі готові до цього, але це як у житті - хтось готовий до змін, а комусь зручніше так, як є.
Це багато говорить про відповідальність. Деякі працівники мені чесно говорили, що не готові до відповідальності. Але в результаті все дуже добре.
Що я отримала? Картину своїх активів. Кількість клієнтів. Товарообіг. Кількість продажів у магазині. Інтернет-магазин.
І найважливіший момент. Коли ти хочеш оптимізувати, налагодити систему обліку в магазині, не треба це спихати на когось. Можна було сказати: я ж тобі заплатила гроші, роби це. Але має бути співпраця. Інтегратор — це людина, яка допомагає тобі. Але вникнути в суть, зрозуміти свій бізнес заново зсередини — це має зробити тільки замовник.
