Марія Ленюк, IKEA Манія, Івано-Франківськ

Марія Ленюк, IKEA Манія, Івано-Франківськ

Моя справа це закупівля товарів за кордоном і реалізація їх в роздріб в офлайн магазині. 

 

Перші три роки працювали в зошиті товарооборот, зарплата, всі продажі. Було два зошити внутрішній і такий, щоб можна було показати клієнту. Коли збільшились обсяги продажів, клієнтів стало більше, магазин розростався і було важче все контролювати. Все поміщалось в голові, бо практично щодня була на роботі. Зошит перестав нам підходити через щоразу більшу кількість часу на пошуки. Для нарахування зарплати потрібні записи за цілий місяць, повернення, замовлення конкретних клієнтів для цього назбиралось три великих коробки зошитів.

 

Потім ми поступово почали переходити в ексель, підібрали всі формули, враховували різні типи цін. Збільшувався склад, з'явилося більше працівників і пояснити цю систему записів було важче. Якщо була недостача, ми могли протягом дня згадувати, хто робив замовлення, переглядати камери. Хотілось більше чіткості і структурованості, товар-гроші-товар. На етапі більше двох працівників і тисячі товарів екселю стало також замало, та й не солідно :)

 

Коли запитала в друзів відразу ж порадили OneBox. Попри це, я далі шукала щось відмінне від 1С і Екселю. Мені не дуже хотілося робиратися з усіма програмами, які мені підкинув Гугл. Тому я ще раз почала читати про OneBox.

 

На першу зустріч я їхала з не дуже чіткою картиною. Я хотіла навести порядок, але не мала розуміння, як буду це робити. Як приклад мені показали діючий бізнес. Мені сподобалися всі функції, особливо адмін-панель. Дашборд, графіки — це мені дуже зручно, бо я візуал.

Головним було внутрішнє відчуття легкого спілкування. Я зрозуміла, що тут мені дадуть повні відповіді. Маючи свою справу, але не розуміючи всіх процесів, я мала страх, бо вважала, що справу треба підлаштувати під якийсь шаблон. Легкість спілкування і порада “робити все, як в житті” дуже мені “лягла”.

Я готова була заплатити потрібну суму, бо розуміла, що це те, що я шукала. Тоді було відомо, скільки буде коштувати програма, плюс доробки, сервер, сайт — і не виникало думки, що це дорого чи непідйомно.

бізнес-процес замовлення клієнтаМи почали з бази клієнтів, перенесли її з Екселю напряму в програму. Зробили склади, внесли існуючі товари. І цього стало, щоб робити перші продажі. Найважчим для мене було почати описувати товари. Я вважала, що всі описи і фото мають бути ідеальні. Але товарів було так багато, що я відклала впровадження OneBox на рік. Тепер я шкодую про втрачений час. Можна було почати тільки з базових даних, а в процесі доповнити інформацію. Зрештою, коли ми почали так робити — все почало працювати. З тою ж кількістю працівників, які поповнювали базу у звичайний робочий час. Потім захотілося пришвидшити процес, тому ми на кілька днів закрили магазин, всі разом стали і повністю внесли всі товари, з фото.

До клієнтів і товарів ми додали замовлення. Я ж хотіла, щоб все було ідеально, і замовлення дублювалися в зошиті. Але принцип “робити все, як у житті” дозволив програму підігнати ідеально під мій бізнес-проект.

Ще два місяці ми заносили дані паралельно в екселі. Але навіть у найскладніші дні працівники встигали вносити нові товари. Якщо раніше на формування замовлення і спілкування з клієнтом виходило 20 хвилин, то це скоротилося до 10-ти хвилин. Бо товар підтягує, клієнта підтягує, зображення — лишається більше часу на спілкування з клієнтом.

Я так тішилась, коли бачила графіки, як ростуть замовлення, скільки було продажів, звідки пішов товар, скільки у мене залишків. В екселі цього не було видно там тільки склади.

А тепер клієнти дуже гарно відгукуються, коли бачать свій товар на екрані, де червоним підсвічено знижку. Ще є нюанс, що клієнти самі можуть зареєструватися і переглядати товари в кабінеті на сайті. Бо можливості такі є і я всім клієнтам це раджу.

дашборд OneBox

У мене була потреба структурувати процес, і я не знала, як це зробити. В результаті я отримала реальну картину своїх активів: все видно в одному місці. Дуже цікавим стало ведення витрат, особливо дрібнички — господарські витрати, комісії банку. Їх я навіть в екселі не вела. Але програма показала мені реальну картину витрат — це теж важливо.

Середня сума замовлення, кількість клієнтів... тепер дашборд — це моя улюблена штука. Потрібно було доробити деякі моменти, але при правильній постановці завдання, вони вирішилися на 100%.

Страшно на початку. Я прекрасно розумію людей, які не хочуть переходити з екселю. Але зараз, маючи програму на телефоні, маючи можливість вирішити проблеми в телефонному режимі — це дуже спрощує життя. Це банально, але треба просто робити. Є страх, але якщо хочеться розвиватися, хочеться нових можливостей... Я в програмі бачила нові можливості: інтернет-магазин, доставка, купівля товару з дому через особистий кабінет, можливості оплати. Легко групувати товари для акції, бо видно, який товар довше затримується. Лояльність клієнту, збільшення знижки. Якщо хочеш розвиватися, то з екселем так не вийде.

Які мінуси? Мінуси пов'язані з особистим. Дещо не вдавалось через звичку. Люди бояться відмовлятися від старого. У мене був спротив, і в працівників теж. Працівники розділилися: одні бачили в цьому полегшення, а інша частина не була готова до оновлення. Але потім побачили відгуки клієнтів, що це солідно.

На початку витратилося багато моральних сил. Але потім я зрозуміла, що профукала рік, бо здавалося, що це складно. А насправді треба було лише кілька днів, щоб продовжити працювати. Не всі готові до цього, але це як у житті - хтось готовий до змін, а комусь зручніше так, як є.

Це багато говорить про відповідальність. Деякі працівники мені чесно говорили, що не готові до відповідальності. Але в результаті все дуже добре.

Що я отримала? Картину своїх активів. Кількість клієнтів. Товарообіг. Кількість продажів у магазині. Інтернет-магазин.

І найважливіший момент. Коли ти хочеш оптимізувати, налагодити систему обліку в магазині, не треба це спихати на когось. Можна було сказати: я ж тобі заплатила гроші, роби це. Але має бути співпраця. Інтегратор — це людина, яка допомагає тобі. Але вникнути в суть, зрозуміти свій бізнес заново зсередини — це має зробити тільки замовник.